1. Các khái niệm chính
-Trường (field): Mỗi trường là một cột của bảng.
-Bản ghi (record): Mỗi bản ghi là một hàng của bảng.
-Kiểu dữ liệu
(Data Type): Là kiểu dữ liệu lưu trong
một trường. Mỗi trường có một kiểu dữ liệu
*Một số kiểu dữ liệu thường dùng trong
Access:
|
Kiểu dữ liệu |
Mô tả |
Kích thước lưu trữ |
|
Text |
Dữ liệu kiểu văn bản gồn các kí tự |
0 - 255 kí tự |
|
Number |
Dữ liệu kiểu số |
1,2,3,4 hoặc 8 byte |
|
Date/Time |
Dữ liệu kiểu ngày giờ |
8 byte |
|
Currency |
Dữ liệu kiểu tiền tệ |
8 byte |
|
Autonumber |
Dữ liệu kiểu số đếm, tăng tự động
cho bản ghi mới và thường có bước tăng là 1 |
4 hoặc 16 byte |
|
Yes/no |
Dữ liệu kiểu boolean (lôgic) |
1 bit |
|
Memo |
Dữ liệu kiểu văn bản |
0 - 65536 kí tự |
2. Tạo và sửa cấu trúc bản
a) Tạo cấu trúc bảng
-Nháy Create → Table Design
-Sau khi thực hiện lệnh trên ta được giao diện như sau:
+Field Name:
Nhập tên trường
+Data Type: Chọn kiểu dữ liệu
+Descropition: Mô tả trường
+Field Properties: Chọn các tính chất của
trường
*Một số tính chất
trườngthường dùng:
-Field size: Cho phép đặt kích thước tối
đa cho dữ liệu của trường với các kiểu text, number, autonumber;
-Format: Quy định cách hiển thị và in dữ
liệu;
-Caption: Thay tên trường bằng phụ đề dễ
hiểu.
-Default value: Xác định giá trị ngầm định
đưa vào khi tạo bản ghi mới;
*Để thay đổi tính
chất của một trường:
-Nháy chuột
vào dòng định nghĩa trường. Các tính chất của trường tương ứng sẽ xuất hiện
trong phần Field Properties.
-Thực hiện
các thay đổi cần thiết
*Chỉ định khóa
chính (Primary key)
-Chọn trường
làm khóa chính;
-Nháy nút Primary Key (hình chìa khóa)
-Lưu ý:
+Khoá
chính có thể là một hay nhiều trường.
+Nếu
không chỉ định khóa chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính có tên
ID với kiểu AutoNumber
*Lưu cấu trúc của
bảng
-Chọn File à Save
-Nhập tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save
As
-Nháy nút OK
hoặc bấm phím Enter
b) Thay đổi cấu
trúc của bảng
*Thay đổi thứ tự
các trường:
-Chọn trường
muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ chuột trái.
-Kéo trường đến
vị trí mới.
-Thả chuột
*Thêm trường
-Nháy chọn vị
trí muốn thêm trường
-Nháy nút Insert Rows
-Nhập tên trường, chọn kiểu dữ liệu,…
*Xoá trường
-Chọn trường
muốn xoá
-Nháy nút Delete Rows
*Thay đổi khoá
chính
-Chọn trường
muốn chỉ định là khóa chính
-Nháy nút Primary Key (hình chìa khóa)
c) Xoá và đổi tên
bảng
*Xóa bảng
-Nháy chuột
phải lên tên bảng muốn xóa
-Chọn Delete
*Đổi tên bảng
-Nháy chuột
phải lên bảng muốn đổi tên
-Chọn Rename
-Nhập tên mới và bấm Enter